Как использовать Airtable: руководство для начинающих

Airtable — это облачное приложение, которое сочетает в себе лучшее из электронных таблиц и баз данных в одной среде для совместной работы.

Независимо от списка задач или проекта, вы можете управлять практически всем с помощью Airtable. Если вам нужен способ организации ваших задач или вы хотите иметь возможность работать над проектом с другими без необходимости в программном обеспечении для совместной работы, Airtable может стать вашим незаменимым организационным инструментом.

В то время как такие приложения, как Notion, используют свободный подход к управлению информацией, в основе Airtable лежит структура. Но не позволяйте этому обмануть вас — набор функций Airtable, гибкие типы данных и автоматизация невероятно эффективны.

Чтобы увидеть расширенное использование Airtable в действии, узнайте, как создавать интерактивные диаграммы Ганта с Airtable как CMS, Gatsby и React.

В этом руководстве по Airtable вы узнаете обо всем, что может предложить этот инструмент, и объясните, как он может облегчить вашу жизнь. Во-первых, давайте пройдемся по основным организационным структурам и лексике, связанной с Airtable.

Освойте основы Airtable

1. Установите базы в рабочей области вашей команды

Думайте об офисе вашей команды как о рабочем пространстве. Внутри этого офиса, скорее всего, есть несколько отделов или даже команд с различными текущими проектами. Каждый проект в реальной жизни — это отдельная база в Airtable.

Почему проекты в Airtable называются «базами»? Сокращенно от баз данных, каждый проект предназначен для хранения наборов информации. Airtable поставляется с предварительно разработанными шаблонами и дает вам доступ к вселенной Airtable других разработанных шаблонов. Вы всегда можете загрузить электронную таблицу для простой базы или даже создать свою собственную базу с нуля.

Командные базы Airtable

В зависимости от того, насколько велика или мала ваша команда или сколько проектов у вас в работе, вы можете выбрать несколько разных рабочих мест в своем бизнесе. Это совершенно нормально и на самом деле говорит о другой особенности Airtable: он полностью настраиваемый, способный встраиваться в вашу структуру и рабочий процесс. Airtable изгибается в соответствии с вашими потребностями.

2. Затем настройте таблицы и записи в базе

Внутри баз Airtable вы найдете таблицы или списки вещей определенного типа. У вас может быть таблица задач или таблица контактов. Каждая запись в таблице называется записью, и к каждой записи прилагается набор атрибутов, известных как поля. Каждый уровень организации, который мы только что перечислили, — таблица, запись и поле — полностью настраивается. Вы можете выбрать каждый аспект того, что хранится в Airtable.

3. Выберите свое представление или переключитесь между тем, что работает лучше всего

Airtable позволяет вам просматривать свои записи бесчисленными способами, включая сетки, галереи, доски Канбан, календари и многое другое.

Гибкость точки зрения на информацию, которую вы храните в Airtable, может помочь вам увидеть вещи в новом свете, вдохновить на новые идеи или проследить тенденции. Несмотря на это, доступ к этим различным представлениям еще раз подтверждает, что Airtable позволяет настраивать все в соответствии с вашим рабочим процессом.

Эти представления также могут помочь вам построить логику, которая поможет вам связать записи в вашей базе.

4. Перейдите на приложения Airtable

Планы Airtable уровня Pro и Enterprise получают доступ к приложениям, которые обеспечивают более продвинутую визуализацию (например, автоматизацию сводных таблиц, карты и даже видео), а также интеграцию с другими приложениями, такими как Google Cloud, и сторонними плагинами.

Вам может понадобиться ключ API от этих других сервисов, но с каждым днем ​​это становится все проще, поскольку большинство основных бизнес-платформ и инструментов открываются для разработчиков.

5. Добавьте соавторов

Вы можете пригласить других людей присоединиться к вашей базе или рабочему пространству в качестве соавторов. Существуют различные уровни доступа, которые вы можете предоставить каждому соавтору, начиная от доступа только для просмотра и заканчивая возможностью создавать новые собственные базы.

Оцените самые популярные функции Airtable

На данный момент в этом руководстве по Airtable мы познакомили вас с основными структурами и терминами, связанными с Airtable. Теперь, когда мы рассмотрели основы, давайте рассмотрим некоторые из самых крутых функций, которые он предлагает.

Создавайте электронные таблицы на разных носителях.

Поместите изображения в свою электронную таблицу и сделайте их доступными для всех листов! Airtable берет электронные таблицы и полностью их раздувает, чтобы они больше не были скучными рядами строго буквенно-цифровых символов. Многим людям, которые ненавидят обычные электронные таблицы, не нравятся все эти буквы и цифры, брошенные им на пути.

Используйте инструменты импорта для стандартизации ваших данных

Сбор информации из нескольких источников еще никогда не был таким простым, как с Airtable. Инструменты автоматического импорта позволяют извлекать данные с полным контролем над тем, какие поля они заполняют и как они форматируются. Даже если у вас есть много данных, разбросанных по разным местам и задокументированных различными способами, вы можете использовать функцию импорта Airtable, чтобы объединить их в единый магазин для вашей команды.

Цветовое кодирование и другая организация для лучшего соответствия

Лучшие организационные методы и правила — это те, которые работают, но привлечение групп людей к институциональным системам может быть затруднено, если они кажутся громоздкими. К счастью, интерфейс Airtable удобен для пользователя, а имеющиеся у вас параметры настройки могут упростить использование Airtable по сравнению с другими инструментами, такими как электронные таблицы.

Создание отношений между объектами в разных таблицах

Это стоит повторить, потому что это такая мощная функциональность Airtable. Это не только экономит время и обеспечивает согласованность записей для пользователей, баз и рабочих пространств, но также более соответствует реальной логике.

Предметы и люди в реальном мире существуют в одном центральном месте, хотя их присутствие важно как часть разных команд и других групп, в которых они существуют. Нет отдельной вашей копии, которая действует в вашей семье, а не в вашем офисе; это то же самое, что и вы, просто доступ в разных средах. Почему то же самое не должно быть верно для ваших данных? Что ж, с Airtable это так.

Перестаньте думать о своих данных с точки зрения линейных отношений; это старая школа. В настоящее время все дело в информационных сетях и простой навигации по отношениям, существующим между отдельными фрагментами данных.

Полностью настройте свои уведомления

На самом деле вы можете использовать сторонние интеграции, такие как Zapier, для создания рабочих процессов в Airtable. Определенные действия или записи могут вызывать другие события. Возможно, у вас настроена база календаря, и вы хотите знать, когда кто-то добавляет предстоящее событие; вы можете настроить уведомление, которое может сообщать об этой записи как можно больше или меньше, в зависимости от того, какой носитель вы предпочитаете.

Автоматизируйте резервное копирование ваших данных

Сэкономьте время и защитите свою информацию на будущее, создав рабочие процессы, которые автоматически запускают резервное копирование данных. Вы можете хранить эти резервные копии где угодно. Устранив человеческий фактор, стоящий за этим резервным шагом, вы уменьшите потенциальное влияние любой человеческой ошибки и повысите вероятность положительных долгосрочных результатов.

Не существует «универсального решения для всех».

Обладание столь широкими возможностями для настройки абсолютно каждого аспекта хранения и организации данных может показаться ошеломляющим. Но эта ответственность дает возможность максимизировать вашу эффективность и полностью оптимизировать рабочий процесс вашей команды.

Воспользуйтесь поддержкой сообщества Airtable

Все знают, что для начала работы с Airtable нужно научиться, но даже самые опытные пользователи могут застрять в том, как что-то сделать. И даже если вы нашли способ сделать что-то, вы можете узнать, есть ли лучший способ.

К счастью, дух сотрудничества и ориентированный на рост продукт Airtable распространяется на все сообщество пользователей. Это как если бы у вас была огромная база данных (посмотрите, что мы там сделали?) разработчиков Airtable в вашем распоряжении. Вы можете просматривать существующие обсуждения или публиковать свои вопросы, чтобы получить информацию, которую вы жаждете. Airtable модерирует, и поэтому вы увидите, как они вступают со своей «официальной» точкой зрения.

Конечно, команды разработчиков Airtable усердно работают над тем, чтобы продукт постоянно улучшался. По мере использования Airtable вы обнаружите всевозможные новые функции, выходящие за рамки этой статьи, и, возможно, даже только что запущенные.

Вы также придумаете новые способы организации себя и необходимых данных. Наконец, вы можете легко интегрировать мастерство управления данными и совместную работу в операции вашего бизнеса.