Полное руководство по управлению поставщиками ИТ

В течение многих лет компании пытались удержать ИТ-бюджеты на минимальном уровне, чтобы создать пространство для инноваций. Современный, постоянно меняющийся рынок требует быстрой цифровой трансформации, что еще больше расшатывает и без того тяжелое финансовое положение компаний.

Хорошая новость заключается в том, что переоценка портфеля поставщиков ИТ-услуг позволяет компаниям сократить расходы и значительно улучшить свои внутренние рабочие процессы.

В среднем организации используют более 10 поставщиков для одного проекта в дополнение к управлению отношениями с сотнями поставщиков в рамках всего бизнеса. Компании слишком хорошо знают, что координирование партнерских отношений с несколькими независимыми поставщиками ИТ требует много времени. Кроме того, им также приходится иметь дело с несколькими лицензионными контрактами, чрезмерными расходами сотрудников и недостатками безопасности. Попытки решить эти проблемы обычно приводят к растущему лабиринту одноразовых решений, которые усугубляют проблему.

Что такое управление поставщиками программного обеспечения?

Независимо от того, насколько тщательно вы управляете своими бизнес-процессами, сложно получить полную картину внутренних рабочих процессов внешних ИТ-провайдеров, особенно когда речь идет о безопасности данных. Однако при наличии правильных методов управления поставщиками вы можете преобразовать отношения с поставщиками из пассивных бизнес-транзакций в совместные партнерские отношения, в которых вы работаете вместе, чтобы обеспечить ценность для бизнеса.

Поскольку большинство компаний полагаются на нескольких сторонних поставщиков, проблемы накапливаются, и управление большим количеством взаимоотношений с поставщиками может быстро затопить и без того перегруженный ИТ-отдел. Кроме того, для обеспечения наилучшего обслуживания компании должны избегать попадания в ловушку привязанности к существующим поставщикам из соображений удобства, даже если они удовлетворены услугой или ценой. Дело уже не только в ценах. Все дело в развитии партнерских отношений с поставщиками, которые принесут пользу обеим сторонам в долгосрочной перспективе.

С другой стороны, когда вы управляете всей компанией, найти единого поставщика, способного удовлетворить все ваши потребности в ИТ, практически невозможно. Таким образом, разработка специальной практики управления поставщиками может помочь держать ваш бизнес и поставщиков в нужном русле и наладить процессы мониторинга производительности поставщиков, чтобы обеспечить плодотворные отношения.

Проблемы управления поставщиками

Если вы не обращаете внимания на отношения с поставщиками, отношения могут рухнуть. Кроме того, ИТ-аутсорсинг имеет высокую частоту отказов из-за постоянно меняющегося характера ИТ-ландшафта и требований во всей организации. Учитывая это, руководители управления поставщиками сталкиваются с еще большими препятствиями при управлении отношениями с поставщиками в рамках всей организации.

Процесс управления поставщиками

Процесс управления поставщиками включает в себя несколько различных действий, таких как:

Выявление бизнес-потребностей и подготовка бизнес-обоснования

Проанализируйте требования компании и составьте первоначальное экономическое обоснование, которое включает затраты, сроки, преимущества, риски, цели и варианты.

Во-первых, определяйте свои бизнес-цели как можно более конкретными. Для этого вы можете использовать методологию SWOT. Затем составьте список требований к поставщикам. Когда вы знаете, чего хотите достичь, и четко определяете цели производительности, легче управлять отношениями с поставщиками.

Группе разработчиков программного обеспечения может быть сложно точно знать, какие функции и функции нужны клиентам.

Предлагает оценку и выбор поставщика

Перед тем, как выбрать поставщика, с которым следует двигаться дальше, компания обычно проходит длительный процесс оценки потенциальных поставщиков, чтобы определить, подходят ли они для своих нужд. Это включает в себя взаимодействие с потенциальными поставщиками и сбор дополнительной информации о том, насколько хорошо они понимают потребности компании, какой объем их услуг покрывает и сколько будут стоить их услуги.

Процесс выбора поставщика также включает запрос цен и предложений. Хотя ценообразование, несомненно, играет одну из ключевых ролей в процессе выбора, компаниям также необходимо изучить другие критерии, такие как репутация поставщика, возможности и послужной список, а также способность поставщика эффективно общаться.

Переговоры по контракту

После выбора поставщика компания и поставщик должны подписать контракт, в котором указаны условия обслуживания и оплаты. Этот этап переговоров по контракту гарантирует, что обе стороны защищены и соблюдают условия контракта. Надежный контракт должен быть доработан так, чтобы приносить пользу обеим сторонам, снижать риск и исключать возможность мошенничества.

Подбор поставщиков

Внедрение поставщиков имеет решающее значение для управления взаимоотношениями с поставщиками, поскольку оно определяет, насколько успешно поставщик и поставщики взаимодействуют и общаются. Этот процесс включает в себя проверку информации о поставщике, такой как банковские реквизиты, загрузку документов и подписку вашей юридической группы о действительности этих документов. Команда поставщика может быть официально включена в вашу систему, как только все будут удовлетворены статусом поставщика и будут готовы двигаться дальше.

Управление информацией о поставщиках

Отслеживание зарегистрированных поставщиков и связанной с ними информации является важным этапом процесса управления поставщиками, поскольку во многих организациях их могут быть сотни. Будет сложно уверенно произвести платеж, если вы получите счета от поставщиков, которых вы не знаете, потому что их данные не были правильно сохранены в вашей системе.

Управление отношениями с поставщиками требует наличия важной информации о поставщиках, чтобы у вас была эта важная информация под рукой, когда она вам понадобится. Вы можете запрограммировать систему управления поставщиками для сбора информации от ваших поставщиков, чтобы вам не приходилось каждый раз обновлять ее вручную.

Мониторинг производительности

Вы должны контролировать работу поставщиков во время работы с ними, независимо от того, ждете ли вы, пока они выполнят заказ на покупку, или у вас с ними долгосрочные коммерческие отношения. Мониторинг производительности может помочь гарантировать, что поставщик останется надежным партнером по разработке программного обеспечения, отслеживая их действия и обеспечивая их соответствие целям вашей компании.

Отслеживание того, насколько хорошо ваши поставщики выполняют свои обязательства по любым контрактам, может помочь вам принимать более обоснованные решения о том, с кем работать над будущими проектами. Вы можете использовать соответствующие показатели для создания автоматизированной системы управления поставщиками, которая позволяет вам принимать решения без необходимости вручную анализировать данные.

Установите четкие ожидания

При работе с поставщиками очень важно четко сформулировать стратегические цели компании, чтобы они могли знать текущие и будущие потребности вашей компании. Это позволит вашей компании и поставщикам со временем более эффективно взаимодействовать. Это также помогает в установлении стандартов оценки работы поставщиков.