Как построить систему управления закупками?

Во времена экономической нестабильности, колебаний рынков и хрупких цепочек поставок компаниям важно оставаться стабильными и держать свои процессы закупок под контролем. Однако из-за растущего рабочего процесса и возникающих новых деловых возможностей добиться этого может быть довольно сложно. Вот почему многие предприятия выбирают оцифровку управления закупками, создавая свои собственные системы управления закупками.

Оцифровка управления закупками позволяет компаниям автоматизировать многие процессы закупок и оптимизировать рабочий процесс. В результате компании могут больше сосредоточиться на развитии своего бизнеса, заключая выгодные сделки с различными поставщиками на рынке.

В этой статье мы рассмотрим, как системы управления закупками могут улучшить управление закупками в вашей компании и как создать собственное решение для управления закупками.

Что такое управление закупками?

Управление закупками, также известное как управление поставщиками, является одним из основных процессов для предприятий, которым приходится приобретать товары или услуги у различных поставщиков. Это помогает компаниям оценить различные факторы, такие как цены, сроки и условия, качество обслуживания и продукции, время доставки, местонахождение поставщика, количество товаров и другие, а также выбрать лучших поставщиков для сотрудничества. Таким образом, компании могут сэкономить свой бюджет, получая при этом лучшие товары и услуги вовремя.

Управление закупками — сложный процесс. Обычно он включает в себя различные функции закупок, от планирования закупок до их завершения, управления отношениями с поставщиками закупок, управления контрактами, аналитики и многих других. Несмотря на то, что существует множество готовых вариантов, многие компании предпочитают создавать индивидуальные системы управления закупками (PMS), которые удовлетворяют потребности своей компании.

Эти системы позволяют компаниям:

• обрабатывать каждый шаг покупки товаров или услуг и отслеживать их в системе;
• оценивать работу поставщиков и получать максимальную отдачу от предоставляемых ими услуг;
• определить, как компании могут улучшить свое сотрудничество со своими поставщиками.

Основные функции системы управления закупками

Используя системы управления поставками, компании могут эффективно управлять своими поставками и быстро адаптироваться к изменяющимся экономическим условиям, любой нестабильности в цепочках поставок или обстоятельствам, связанным с риском. Для этого эти системы включают в себя широкий набор функций. Давайте посмотрим на самые необходимые из них, которые должны быть включены в любое решение для управления закупками.

Управление поставщиками

Управление поставщиками — ключевая функция в любой системе управления закупками. Это помогает компаниям искать, привлекать к работе, управлять и анализировать поставщиков, с которыми они работают. Этот модуль может включать:

• данные о поставщиках в виде базы данных с историей транзакций и заказов, каталогом закупок, квалификацией, соответствием политике, платежными реквизитами и т.д.;
• адаптация и управление поставщиками, например статус заказов и отслеживание платежей, графики доставки и другие;
• уведомления об управлении поставщиками, например, о факторах риска, возможностях поставщика и т. д.;
• аналитика эффективности поставщиков на протяжении всего управления жизненным циклом поставщика.

Инструменты цикла от закупки до оплаты

Системы управления поставками предлагают все инструменты, необходимые для выполнения транзакций от закупки до оплаты от размещения заказа до закупки. Компании могут оптимизировать и автоматизировать процессы закупок и убедиться, что они соответствуют политике и ценообразованию.

Еще одна важная функция PMS — автоматизация выставления счетов. Когда это делается вручную, процесс занимает довольно много времени и подвержен ошибкам. Напротив, система автоматизирует процесс утверждения счетов, гарантируя, что все счета соответствуют данным заказов на поставку, квитанциям и исключают любую неверную информацию.

Управление контрактами

Функция управления контрактами помогает предприятиям ускорить обработку контрактов, переводя ее с ручной обработки на автоматизированную. PMS предлагает своим пользователям руководства по созданию контрактов, включая стандартизованные шаблоны, библиотеки условий и инструменты для совместной работы. В результате компании могут заключать контракты намного быстрее в соответствии с установленными стандартами.

Прежде всего, функция управления контрактами может отправлять уведомления об истекающих контрактах для компаний, чтобы своевременно их обрабатывать и избегать любых рисков.

Управление бюджетом

Отслеживание бюджета и его управление позволяют компаниям лучше распределять свои расходы между поставщиками. Рабочие процессы динамического утверждения побуждают компании быть более гибкими и более эффективно управлять своими бюджетами, а также лучше решать любые проблемы, связанные с утверждением.

Модуль управления бюджетом в PMS должен обеспечивать:

• индивидуальный бюджетный мониторинг;
• проверки соответствия закупок для каждого элемента и этапа покупки;
• просматривать отчеты о текущих расходах и др.

Отчетность и аналитика

Системы управления закупками должны держать своих пользователей в курсе последних событий и обеспечивать высококачественный анализ данных. Таким образом, компании могут получить наиболее действенную информацию о том, как проводить свою дальнейшую политику закупок.

Система должна предоставлять данные о закупках в различных форматах, таких как управляемые диаграммы, таблицы, диаграммы и другие. Кроме того, он должен автоматически создавать настраиваемые и визуальные отчеты, которые облегчают принятие решений и улучшают предсказуемость.

Интеграция с другим программным обеспечением

Возможность интеграции PMS с другими цифровыми решениями, такими как бухгалтерское программное обеспечение, приложения для управления проектами, финансовые и банковские приложения и другие, предлагает много места для работы. Это позволяет приложениям обмениваться данными, заполнять недостающую информацию, снижать вероятность человеческой ошибки и обновлять данные в синхронизированных приложениях одним щелчком мыши.

Преимущества построения системы управления закупками

Многие компании вкладывают средства в PMS, чтобы автоматизировать и оптимизировать свои процессы закупок. Давайте подробнее рассмотрим, как компании выигрывают от использования решений для управления поставками в повседневном рабочем процессе.

• Экономия затрат

С PMS мероприятия по экономии затрат начинаются в самом начале процесса закупок и продолжаются на протяжении всего его жизненного цикла. Система позволяет компаниям оценивать потенциальных поставщиков и находить соответствующие товары и услуги с наилучшим соотношением цены и качества. Более того, компании могут договариваться о ценах со своими поставщиками и определять, как сделать свои цепочки поставок еще более рентабельными, используя функции аналитики и отчетности.

• Повышенная прозрачность поставок

Любое решение по управлению закупками объединяет различные бизнес-подразделения, а также поставщиков в единую и хорошо организованную систему. Это позволяет всем участникам оставаться в курсе последних изменений и получать всю необходимую информацию, необходимую для успешного процесса закупок. Более того, эти системы могут интегрироваться с другими сторонними цифровыми решениями, обновляя и синхронизируя с ними связанные данные.

• Тщательное управление поставщиками

Найти стабильных и квалифицированных поставщиков, предоставляющих высококачественные услуги или продукты, может оказаться непростой задачей. Системы управления поставками помогают компаниям настроить процесс выбора и выбрать критические факторы, существенные для конкретного бизнеса.

После того, как компания добавляет своих поставщиков в PMS, она начинает отслеживать отношения между клиентом и поставщиком, помогая компаниям управлять ими. Например, он может оценивать работу поставщика, уведомлять менеджеров по закупкам о последних данных или о том, когда истекает срок действия квалификации поставщика, и многие другие действия.

• Автоматизация закупочных процессов

Системы управления закупками избавляют от необходимости обрабатывать этапы закупок вручную. В результате компания значительно ускоряет процесс закупок, сводит к минимуму количество возможных ошибок в документации, избегает неконтролируемых расходов и прочего. Таким образом, команда по закупкам может больше сосредоточиться на других стратегических действиях, таких как переговоры о цене, исследование новых источников поставок и другие.

• Оптимизированный жизненный цикл контракта

Создание контракта на закупку — важный шаг в процессе закупки. Системы управления поставками предоставляют своим пользователям быстрые шаблоны, инструменты для совместной работы и компиляции, которые могут гарантировать, что контракты имеют стандартизованный язык и включают полную информацию. Рецензенты контрактов могут просто вносить любые изменения в контракт во время переговоров и заключать сделки намного быстрее.

СКЭНД Опыт в ПМС

Когда компания разрабатывает свою собственную систему управления закупками, она гарантирует, что получит решение, которое на 100% удовлетворяет потребности ее бизнеса. СКЭНД имеет опыт построения эффективных систем управления закупками, сокращающих время и усилия, необходимые для управления процессами закупок. Рассмотрим случай, когда команде СКЭНД пришлось разработать такую ​​систему для нашего заказчика.

Команде СКЭНД предстояло разработать ПМС с:

• функция отслеживания клиентов / поставщиков;
• управление продажами и логистикой;
• управление расходами;
• координация цепочки поставок;
• полезные инструменты для процесса закупок;
• управление контрактами;
• отчетность и создание задач;
• мобильный доступ к данным;
• функция отчетности, которая будет отображать детали операций бизнес-процесса.

Изучив лучшие практики управления поставщиками, наша команда решила обратиться к разработке веб- приложений. Они включили в свой технический стек языки программирования и фреймворки PHP, Apache, MySQL, Oracle, JavaScript, Angular.js, Yii и Oracle, поскольку эти инструменты могут обеспечить наилучшую поддержку для такой сложной системы, как PMS.

Кроме того, Apache, MySQL и PHP являются частью стека LAMP. Это мощный серверный стек, используемый для создания гибких, масштабируемых, безопасных, настраиваемых и независимых от платформы веб-приложений. Между тем, Angular.js, надежный фреймворк JavaScript, использовался для разработки интерфейса PMS.

В результате наш заказчик получил мощное и многофункциональное решение PSM, которое может поддерживать каждый этап процесса закупок и предоставлять информативную информацию с помощью глубокого анализа данных и их подробного представления.

Заключение

По мере роста и усложнения предприятий им требуется все больше и больше оцифровки и автоматизации рабочих процессов. Когда дело доходит до управления закупками, решения для управления поставщиками становятся реальным спасением для компаний, заказывающих товары и услуги у своих партнеров-поставщиков.

Эти системы позволяют компаниям унифицировать данные о закупках между различными отделами, быстро создавать заказы на закупку, отслеживать процесс закупок на каждом этапе и выбирать лучших поставщиков из множества предложений поставщиков. Поэтому компаниям, которые хотят сохранить свои конкурентные преимущества в своей нише, следует подумать о создании собственной системы управления поставками.