Руководство по Notion для новичков

Итак, вы готовы копаться в Notion, но не знаете, с чего начать? Вы слышали много хорошего о том, насколько он настраиваемый и интуитивно понятный, но, глядя на пустую страницу, вы чувствуете себя подавленным? Не волнуйтесь, это руководство для начинающих по Notion поможет вам быстро освоиться и будет готово копать глубже. Однако будьте готовы: как только вас зацепят, вы найдете множество кроличьих нор, в которые можно нырнуть!

Получите Mac, Windows и мобильные приложения для своих устройств

Если у вас еще нет Notion на рабочем столе, вы можете загрузить его (для Mac или ПК ). Версия для браузера работает отлично и может быть удобна, если вы хотите открыть сразу несколько страниц, но размещение приложения на рабочем столе помогает ему занять достойное место в вашей цифровой экосистеме.

Вы также захотите загрузить приложение на свой iPhone или устройство Android. и iPad, если вы его используете. Приложение больше подходит для настольного использования, но вам понадобится инструмент, удобный на всех ваших устройствах, если вы собираетесь использовать его в полной мере. Приложения для iOS и Android определенно удобны для использования в дороге. Приложение для iPad дает вам доступ к вашим страницам, но оставляет желать лучшего. Команда Notion признала это и обещает, что улучшения для мобильных устройств будут в планах.

После того, как вы создали учетную запись (легкий ветерок с SSI от Google), вы захотите загрузить веб-клиппер, чтобы перетаскивать веб-страницы непосредственно в Notion. Собственный Web Clipper от Notion удобен, но еще лучшим вариантом является расширение Save to Notion, которое позволяет добавлять метаданные к записи прямо при захвате! Подробнее об этом позже.

Изучите Notion Lingo

Чтобы начать строительство, вам нужно понять основные элементы, которые есть в вашем распоряжении.

Основы: Blocks

Атомарная единица понятия — это блок. Как и в случае с лего, вы собираете блоки вместе, чтобы создать все, что вы можете себе представить.

Каждый тип блока можно перемещать, дублировать и форматировать. Еще более интересным является то, что каждый отдельный блок имеет уникальную ссылку, что упрощает перекрестные ссылки на блоки в вашей системе.

Базовые блоки включают стандартные элементы текстовых редакторов, такие как текст, заголовки, маркированные и нумерованные списки. Есть также «списки дел» (флажки), цитаты и выноски, чтобы привлечь внимание к важному тексту, разделителям, вложенным страницам и ссылкам на существующие страницы.

В этой статье мы будем придерживаться основных типов блоков (в конце концов, это руководство 101), но другие категории блоков включают встроенные упоминания, мультимедиа и встраивание, базы данных и расширенные блоки, такие как хлебные крошки.

Совместите со страницами

Думайте о страницах как о Google Docs — за исключением того, что вы можете создавать их из всевозможных блоков, с легкостью настраивая макет, форматирование и содержимое.

Организуйте это с помощью таблиц

Таблицы — ваша замена Excel или Google Sheets — если вы не используете сводные таблицы или не выполняете сложный анализ данных. Добавьте метаданные с обычными свойствами, включая текст, числа и формулы. Увеличьте его, добавив другие полезные свойства, такие как флажки, множественный и одиночный выбор и «человек» (для других пользователей в вашем рабочем пространстве).

Как перемещаться в приложении

Итак, у вас есть приложение, и вы понимаете, какие детали Lego есть под рукой. Итак, как вам обойтись и оставаться в курсе? Вот все, что вам нужно знать, чтобы начать работу с пользовательским интерфейсом Notion.

Search

Вы захотите организовать свои страницы Notion, чтобы знать, где что-то искать, но если вам нужно что-то быстро найти, используйте ссылку » Быстрый поиск» на боковой панели. Еще быстрее работает сочетание клавиш Control/ CMD+P

Updates

Вы можете видеть обновления своей страницы на боковой панели. Есть » Входящие» для новых упоминаний и комментариев, » Слежение» за изменениями, внесенными на страницы, которые вы выбрали для подписки, » Все» для каждого изменения в вашей учетной записи Notion и » Архив«. Нажмите на шестеренку в правом верхнем углу, чтобы изменить настройки уведомлений.

Настройки и участники

Здесь вы можете изменить свой тарифный план, платежную информацию, уведомления и многое другое. Если у вас есть план группы, здесь вы можете управлять своей командой — добавлять или удалять участников, изменять разрешения и т.д.

Разделы боковой панели

Ваша боковая панель — это карта вселенной ваших понятий.

Возьмем сверху.

Избранное

Ваши фавориты выбираются вручную. На любой странице вы увидите избранное в правом верхнем углу. Щелкните, и страница будет добавлена ​​в этот раздел боковой панели. Вы можете нажать еще раз, чтобы удалить. В разделе «Избранное» вы также можете щелкнуть три точки, чтобы открыть параметр » Удалить из избранного«.

Рабочая среда

Раздел «Рабочая область» появляется только в том случае, если у вас есть план группы. Показанные здесь страницы доступны всем в вашей команде, хотя вы можете изменить разрешения в зависимости от того, что вы хотите, чтобы люди могли делать с каждой страницей. См. «Совместное использование» ниже для получения дополнительной информации.

Общий

Страницы перемещаются в этот раздел после того, как они были предоставлены отдельным лицам, группам или интеграциям.

Частный

Как следует из названия, эти страницы являются частными для вас. Когда вы нажимаете + Новая страница, ваша страница будет создана здесь и будет частной, пока вы вручную не поделитесь ею с другими.

Развлекайтесь с функциями

А теперь самое интересное!

Mix и Match

Как упоминалось выше, атомарная единица Notion — это «блок». Да, есть стандартный текст и маркированные списки, но вы также можете упорядочивать вещи с помощью переключателей, создавать быстрый список дел с флажками или даже вставлять видео, изображения и веб-закладки.

Настоящая красота блоков заключается в том, что вы можете комбинировать их по своему усмотрению! Это означает, что вы можете легко создавать информационные панели и личные вики. Поскольку Notion был создан для сборки, встраивание легко создавать и перемещать (без задержек, которые вы найдете в документах Google или Word). Также очень легко перетащить любой блок, изменить тип блока на другой или дублировать его.

Не останавливайся на достигнутом. Создайте столбцы для организации блоков (перетаскивайте, пока не увидите, что синяя линия перемещается рядом с существующим блоком). Используйте цвета, смайлы и изображения, чтобы настроить свою страницу. Используйте цитаты и выноски, чтобы привлечь внимание к конкретному тексту (отлично подходит для обмена инструкциями по навигации по странице!). Как только вы освоитесь, вы сможете создавать информационные панели для планирования своей работы и жизни!

Документ в электронной таблице?

Представьте, что вы можете поместить документ Google в ячейки таблицы Google. Что ж, с Notion это возможно! Каждая запись в таблице понятий фактически является страницей. Помните, когда мы говорили о таксономии? Каждая страница представляет собой отдельный документ и может содержать любую комбинацию блоков по вашему желанию.

Это невероятно мощно по двум причинам:

• Каждая страница, которую вы создаете в таблице, может иметь свои собственные метаданные. Назначайте даты, теги, людей и многое другое.
• Вы создадите глубину для своих таблиц, углубившись в страницу записи. Создайте мини-информационную панель для каждого проекта, добавьте примечания к каждой книге в списке для чтения или запишите рецепты для планирования меню.

Нарезайте и играйте в кости с представлениями таблиц

Итак, теперь, когда ваши страницы организованы в таблицы и имеют полезные метаданные, вы можете точно решить, как вы хотите просматривать свою информацию!

Таблицы по умолчанию начинаются как простая таблица с двумя столбцами. Создав таблицу и свойства, вы можете нажать + Добавить представление рядом с именем таблицы и создать любое из следующих представлений:

• Таблица: основная электронная таблица.
• Доска: стиль Канбан. Каждая страница представляет собой «карточку» в строке, отсортированную по выбранному вами свойству (например, статусу задачи).
• Временная шкала: диаграмма Ганта, очень полезная для планирования и расписания проектов.
• Календарь: просмотр месяца, полезный для планирования событий, календарей содержимого и задач.
• Список: упрощенная таблица, визуально привлекательная и удобная для навигации.
• Галерея: самый «красивый» из всех вариантов. Каждая страница становится карточкой в ​​сетке. Отлично подходит для рецептов, списков книг, туристических рекомендаций и многого другого.

Затем любой вид можно отфильтровать и отсортировать! Фильтруйте по любому свойству или создавайте группы фильтров. Используйте один или несколько сортировок, чтобы выявить нужную информацию. Усовершенствованный вид? Продублируйте его и немного измените фильтры, чтобы дать вам точный контекст, который вам нужен.

Получите это с помощью Web Clipper

Добавление веб-страниц в Notion — отличный способ составить рецепты, составить список для прочтения позже или собрать изображения на доску настроения. Когда дело доходит до расширений браузера, у вас есть несколько вариантов. В любом клипере вы захотите установить и закрепить расширение и войти в свою учетную запись Notion. Фактический опыт обрезки варьируется.

С помощью собственного клиппера Notion вы просто отредактируете имя страницы и выберете рабочую область и целевую базу данных. Клипер захватит URL-адрес и, в большинстве случаев, содержимое страницы. Иногда содержимое страницы не отображается полностью в Notion.

С помощью расширения Save to Notion вы создаете формы для вырезания в разные базы данных. Выберите свою рабочую область и целевую базу данных, а затем настройте поля, которые вы хотите заполнить при вырезании.

Когда вы будете готовы вырезать страницу, вы выберете одну из своих форм и заполните столько полей, сколько захотите. Страница будет вырезана в базе данных с уже заполненными метаданными! Таким образом, вам не потребуется отдельный шаг для обработки вырезок.

Совместное использование и разрешения

Поделитесь любой страницей, щелкнув Поделиться в правом верхнем углу. Вы можете мгновенно опубликовать в Интернете (с возможностью разрешить или запретить индексацию поисковой системой). Для более точного обмена добавьте людей, используя их адрес электронной почты (или просто их имя, если вы уже поделились с ними). Эти варианты разрешения достаточно просты:

• Полный доступ: возможность редактировать и делиться
• Может редактировать: редактировать, но не делиться
• Может комментировать: возможность комментировать на уровне страницы и комментировать любой блок
• Также может просматривать: только просмотр
• Нет доступа: используется для отмены ранее предоставленного доступа

Есть два важных нюанса для обмена:

• Вложенные страницы или страницы внутри базы данных автоматически наследуют разрешения родительской страницы. Однако вы можете вручную перейти на страницу и сбросить разрешения на общий доступ для этой конкретной страницы. Вы получите уведомление с просьбой подтвердить, что вы хотите переопределить унаследованные разрешения.
• Если страница, которой вы делитесь, включает «Связанную базу данных» (расширенный блок, подробно описанный в разделе » Управление высокопроизводительными проектами в Notion «), исходная база данных также должна быть предоставлена ​​соавтором. В противном случае связанный блок базы данных не будет отображаться в их просмотре страницы. Там, где должен быть этот блок, будет пустое место.

Примеры использования для начинающих

Освоив только что изученные функции, вы сможете создавать информационные панели для планирования своей работы.

Есть несколько простых способов начать использовать Notion и сразу же получить большую пользу:

• Персональный CRM: индивидуальный CRM — хороший вариант для начала, хотя Notion не заменит специализированный CRM для продаж и электронного маркетинга. Вместо этого подумайте о днях рождения, хобби и содержательных беседах, которые у вас были с самыми важными контактами.
• Заметки: доступный для поиска и индексированный репозиторий для ваших мозговых штурмов, списков покупок и заметок для чтения.
• «Библиотека» веб-контента: замените Instapaper или Pocket на базу данных в Notion. Почему? Настраиваемые метаданные и возможность выделять и комментировать полный текст прямо в Notion. Организуйте чтение, чтобы быть в курсе событий в мире веб-разработки.
• Управление задачами: фиксируйте все свои дела и создавайте настраиваемые представления, чтобы показать вам, что вам нужно знать, когда вам это нужно.
• Более личное использование: станьте здоровым и организованным с помощью базы данных рецептов, планирования питания, отслеживания привычек и журналов тренировок. Планируйте поездки, систематизируя всю свою информацию и заметки о конкретном пункте назначения. Создайте общий «список просмотра» фильмов и шоу для всех ваших потоковых сервисов или цифровую книжную полку, чтобы поставить в очередь свое следующее чтение.

Максимально используйте идеи с помощью передовых методов

Благо и проклятие Notion в том, что вы можете делать все, что захотите! Иногда это означает, что в конечном итоге страницы будут размножаться, как кролики, и страницы, вложенные внутри страниц внутри страниц. Все это приводит к дилемме: где это?

Вы можете избежать этой ловушки с помощью нескольких полезных советов:

• Оптимизация боковой панели: добавляйте в избранное только пять-семь страниц, которые вы используете чаще всего. Создайте в своем рабочем пространстве несколько главных страниц, на которых будут размещены другие страницы по категориям. Пример: все ваши информационные панели размещены на странице приборной панели, и вы добавили свою панель ежедневных действий в избранное.
• Формат: используйте заголовки и оглавление при создании большой страницы. Это значительно упрощает переход к нужному разделу.
• Очистка: планируйте время, чтобы периодически просматривать свои настройки и удалять ненужные страницы, проверять избранное и набирать что-нибудь наполовину готовое.
• В таблицу или не в таблицу: если вы создаете три или более страниц одного типа, вам нужно разместить эти страницы в таблице, а не просто вкладывать их.

Вот и все. У вас есть все необходимое для хорошего старта. Но вот секрет: самый эффективный ход при начале работы с Notion — это спланировать настройку Notion, прежде чем строить слишком много. Выясните, что вы хотите создать и почему, а затем сосредоточьтесь на том, как это сделать. После этого вам захочется по-настоящему погрузиться в чудеса баз данных понятий.